Корпоративная культура может иметь различные проявления. К ним относятся и благодарственные письма.

С их помощью организация выражает признательность сотрудникам за добросовестную работу, партнерам и клиентам за плодотворное сотрудничество. Файлы для скачивания: Содержание: Уже на протяжении многих лет благодарственные письма активно используются многими частными компаниями и государственными учреждениями. Оформление письма не требует каких-то серьезных затрат, однако адресату оно позволит задуматься о собственной значимости для этой организации.

Нередко благодарственные письма мотивируют сотрудников на максимально продуктивную работу.

Можно смело сказать, данное письмо является частью делового этикета. Оно имеет множество «полезных» качеств:

1. благодарность, адресованная клиенту, способствует повышению его лояльности и внимания к организации-отправителю;
2. письмо, полученное клиентом, «подтолкнет» его на совершение очередной покупки именно в вашей организации. Такой деловой документ станет залогом длительного сотрудничества.
3. получая письмо от вашей фирмы, клиент выделит ее из серой массы аналогичных компаний. Так вы сможете еще больше «оживить» ваши деловые отношения;
4. получатель письма будет приятно удивлен, и обязательно задумается о дальнейшем плодотворном сотрудничестве, что положительно скажется на компании;
5. получатель письменной благодарности поймет, что организация, вручившая ее, готова перейти на новый уровень отношений. Это будет приятно не только партнерам и клиентам компании, но и ее сотрудникам;

Каждый руководитель должен помнить, мотивация является гарантией успешной работы всего коллектива. Далеко не всегда имеется возможность поощрять отличившихся работников денежными премиями.

В таких ситуациях правильно оформленное благодарственное письмо способно стать прекрасной альтернативой.

Естественно, раздавать благодарственные письма всем подряд нет смысла. В этом случае сотрудники не будут ощущать мотивацию. Партнеры также будут в недоумении, если получат письменную благодарность без какой-либо причины.

Письмо принято вручать после какого-то определенного достижения сотрудника. Нередко оно является дополнением денежной премии.

Компаньонов награждают письмом после составления важных контрактов, при оказании помощи всей фирме, за эффективное сотрудничество на протяжении длительного времени. Конечно, на усмотрение руководителя благодарственное письмо может вручаться и по другим случаям. К примеру, директор может поблагодарить весь коллектив в какой-то общероссийский или профессиональный праздник.

Вручение благодарностей на корпоративном мероприятии также станет дополнительным источником хорошего настроения.

Письма, врученные в дни рождения постоянным клиентам компании, обязательно поднимут им настроение.

Чтобы получатель благодарности почувствовал повышенное внимание, письмо должно быть составлено правильно. Текст должен быть написан не по шаблону, а адресован конкретному человеку. Индивидуальный подход позволит адресату испытать действительно теплые эмоции.

Для оформления деловых документов, к которым и относится благодарность, необходим определенный навык. Как правило, у хороших руководителей он постоянно развивается. Каких-то строгих требований к структуре и оформлению письма не существует.

Его можно составлять в любой форме. Однако многолетняя практика показывает, для правильного составления письма все-таки рекомендуется придерживаться определенной структуры:

• Основная часть. Здесь и будут все слова благодарности, которые вы желаете выразить. Многие боятся начинать с шаблонной фразы, выдумывая что-то уникальное. Но здесь постарайтесь не переборщить с индивидуальностью. Вступление вообще лучше начать с какой-нибудь популярной фразы: «Выражаем свою признательность».
• Обращение. Здесь вы должны указать, кому именно адресовано данное письмо. Желательно указать название организации или ФИО полностью.
• Подпись. Внизу листа нужно не только поставить подпись ответственного лица, но и указать его имя, должность и название компании.
• «Шапка». Конечно, документ может обойтись и без нее. Но оформление будет смотреться намного красивее, если в верхнем правом углу поместить информацию о получателе, его инициалы и занимаемую должность.

При оформлении благодарности рекомендуется четко соблюдать такую последовательность. Здесь получатель сможет наблюдать логику повествования.

Чтобы максимально понятно и правильно донести до адресата необходимый посыл, следует позаботиться о его грамотном оформлении:

• В письме должен быть позитивный посыл. Кроме благодарности, напишите добрые пожелания на будущее. Например, пожелайте новых творческих идей, которые позволят продолжать плодотворное сотрудничество. Если об этом не написать, письмо может быть похоже на прощальное.
• Четко сформулируйте, за что человек получает благодарность. Укажите, что он сделал хорошего для вашей компании. Нелишним будет остановиться на деталях. Подробно отметьте, что именно удалось получателю сделать. Однако здесь постарайтесь не переборщить. Откровенная лесть, типа, «Нет вам равных», никому не нужна.
• Письмо может отправляться не от конкретного человека, а от целой организации. При этом рекомендуется указать лицо, которое стало инициатором данного документа. К примеру: «Я, как директор компании…».
• Выписывая благодарность сотруднику компании, не стоит обращаться к получателю словами «Дорогой» или «Господин». Это звучит как-то неестественно, что может нарушить официальность послания. Достаточно начать так: «Уважаемый». Без лишнего пафоса нужно обращаться ко всем партнерам. Если письмо адресовано целой компании, лучше сначала упомянуть ее руководителя, а затем весь коллектив.
• Обращаясь к целому коллективу, поименно перечислите нескольких человек.

Как правило, для оформления благодарности используется лист формата А4. Однако для этих целей вряд ли стоит использовать обычную бумагу.

Здесь уместна специальная сертификат-бумага. Она отличается повышенной плотностью и высоким качеством.

Получать официальный документ на качественной бумаге намного приятнее. Также здесь заранее можно нанести рисунок, например, логотип организации или тематические картинки. Сегодня в канцелярских магазинах имеется широкий ассортимент бланков, предназначенных для благодарственных писем.

Бланки имеют различные цвета и художественные оформления. Также здесь имеются поля, предназначенные для внесения текста.

Независимо от того, используете ли вы обычную бумагу или специальный бланк, нужно особое внимание уделить тексту.

Конечно, его можно нанести при помощи текстового редактора. Ответственные лица должны будут поставить здесь свои подписи.

При написании текста вручную, необходимо подобрать пасту темного тона.

Так текст будет хорошо выделяться на светлой бумаге.

Особое внимание уделите почерку.

Текст должен быть разборчивым, а шрифт достаточно крупным.

Кроме подписи руководителей, здесь необходимо проставить печати и бланки организации.

Благодаря этому документ приобретает еще большей официальности. Получая благодарность, каждый клиент должен почувствовать себя нужным вашей организации.

Об этом и следует сообщить в письме.

Уважаемый Николай Петрович! Позвольте от лица нашей компании оптовых поставок «Форнет» выразить Вам огромную благодарность за оказанное доверие и совершение крупного заказа. Динамичное развитие нашей организации происходит не без Вашей помощи. Мы и в будущем готовы продолжать сотрудничать на взаимовыгодных условиях.

Наши возможности и Ваш опыт позволят вместе покорять все новые вершины, добиваясь желаемых успехов. Желаем процветания Вашего дела и новых бизнес-идей. С уважением директор компании «Форнет».

Благодаря такому письму работник будет ощущать себя важным звеном корпоративной цепочки. Естественно, это заставит сотрудника работать максимально продуктивно.

Если вы плодотворно работаете с другими компаниями, нелишним будет выразить свое положительное отношение к такому сотрудничеству. И сделать это поможет благодарственное письмо.

Текст благодарственного письма организации Благодарственное письмо Уважаемые партнеры! Выражаем Вам нашу искреннюю благодарность и глубокую признательность за плодотворное сотрудничество в уходящем 2009 году. Мы верим в сохранение сложившихся деловых и дружеских отношений, надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество в 2010 году.

Желаем успешного развития и достижения новых вершин в бизнесе. С уважением, Директор ООО “Индиго” Иванов Иванов И.И.

Конечно, каждый руководитель сам решает, как именно написать благодарственное письмо. Однако существуют определенные ошибки, которые не позволяют адресату в полной мере ощутить искренность послания.

Чего в письме не должно быть:

1. «воды» в тексте. Не нужно добиваться какого-то определенного объема. Текст может занимать лишь несколько строк, но при этом отображать всю суть благодарности;
2. обращений, написанных с маленькой буквы. Проявите уважение к адресату.
3. отсутствия обращений к получателю. Если в письме постоянно будут встречаться выражения «Наш», «Мы», может создаться впечатление, что письмо рассказывает о компании-отправителе. Так как вы хвалите получателя, здесь должны присутствовать «Вы», «Ваш»;
4. большого текста. Благодарность является документом, которым хочется гордиться. Текст должен вместиться на одну страницу, чтобы получатель имел возможность поместить его в рамку и повесить на видном месте;
5. абстрактной благодарности. Человек четко должен понимать, за что именно ему выпала честь получить письменную благодарность;
6. статистики и чрезмерной детализации. Это сделает письмо более сложным для восприятия;
7. упоминание об ошибках, которые были допущены адресатом;
8. пафосных слов «Любимый», «Госпожа» и др. Это некорректно по отношению к людям, с которыми у вас исключительно деловые отношения;
9. не всегда уместно указание конкретных цифр;
10. орфографических ошибок. Их присутствие говорит о том, что ответственные лица не отнеслись должным образом к составлению благодарности;
11. излишней фамильярности. Нужно помнить, это все-таки деловой документ;
12. шаблонности. Конечно, какие-то привычные фразы допустимы, но их не должно быть слишком много;
13. ненужной информации. Возможно, это будут и важные данные, однако в благодарственном письме они будут лишними;

Конечно, цветные бланки, приобретенные в канцелярском магазине, это удобно. Но практика показывает, фирменный бланк, разработанный самой организацией-отправителем, часто является более выигрышным. Если получатель письма находится достаточно далеко, придется отправлять послание курьером или через Интернет.

Однако такой вариант передачи письма является менее предпочтительным. Его можно использовать лишь при отсутствии других вариантов. Но в том случае, если письмо адресуется клиенту или сотруднику, его рекомендуется вручать в торжественной обстановке.

Намного приятнее получать такой документ при многочисленных свидетелях, например, на корпоративном мероприятии.